이메일 단순하게 잘 쓰는 방법

 

1.  이메일 쓰는 방법이 중요한 이유

직장인 소통의 시작과 끝은 이메일이다. 물론 대면으로 역사가 이루어지지만 공식적인 업무는 이메일로 하는 습관을 들여야 한다. 이메일은 직장인 에티켓이 적용되는 소통 수단이다. 메일 하나만 봐도 그 사람이 일을 잘하는지 못하는지 알 수 있다. 이메일이 단순하고 심플할수록 요청하는 바를 명확하게 이해할 수 있다. 이메일에 구어체 언어만 가득하면 메일을 읽지 않는 사람들이 더욱 늘어날 것이다.
이메일의 목적은 수신자를 지정하고, 수신자가 일할 수 있도록, 내용을 공유하고 요청하는 것이다. 요청하는 사람의 메일은 수신자를 고려해서 써야 한다. 작성자만 아는 내용을 써선 안된다. 수신자가 이 메일의 내용을 모른다고 가정하고, 알기 쉽고 명확하게 요청해야 한다. 그래야 수신자가 움직인다. 메일의 참조자도 그래야 관심을 가진다. 
 
회사원들은 하루에 수십통의 메일을 받는다. 이상한 제목과 이상한 메일 내용은 스팸 메일처럼 사용자의 클릭과 행동을 유발하지 못한다. 우리는 수신자가 이메일을 열어보게 하고, 메일에 응답하고 행동할 수 있게 해야 한다.

 

2.  이메일 단순하게 쓰는 방법

메일을 쓰기 전에 메일을 누구에게 보낼지 생각해 보자. 다시 한번 말하지만 메일은 수신자의 입장을 생각하며 써야 한다. 수신자가 반응할 수 있게 만들기 위해서 이메일의 수신자 설정이 중요하다. 수신자는 업무의 직접적인 대상자가 지정돼야 한다. 참조자는 직접 행동하는 사람은 아니지만, 업무 진행상 메일의 내용을 알아야 하는 사람이 들어가야 한다. 예를 들어, 수신자의 팀장과 선임, 또는 메일 발신자의 팀장과 선임이 들어가야 한다. 
 
메일 제목과 본문은 템플릿화 하여 내용만 수정하여 보내는 습관을 들여야 한다. 그만큼 메일 작성에는 정답 같은 규칙이 있다. 메일은 크게 제목과 본문으로 나눌 수 있다.
 
1) 제목
메일 제목은 메일을 쓴 목적을 요약해줘야 한다. 또한 본문의 내용을 함축해야 하며, 메일을 읽지 않더라도 메일의 내용을 유추할 수 있어야 한다. 요청하는 바를 명확히 해야 한다. 짧은 제목에 이 모든 것을 담기가 어려울 수 있다. 제목이 하나의 긴 문장이 될 수 없으니까 말이다. 간결한 제목을 만들기 위해서 말머리와 괄호 같은 기호를 사용할 수 있다. 말머리로 요청사항을 적고, 대괄호는 기간을 표시한다. 예를 들어, [회신요청] 24년 체육대회 간식 메뉴 취합 요청건 (~12/13) 이런 식으로 제목을 쓰게 되면 12월 13일까지 체육대회 간식 메뉴에 대해서 회신해야 할 건이 있겠구나 예측할 수 있다. 말머리 기호와 대괄호를 사용하면 메일을 제목이 명확해질 것이다.
 
2) 메일 본문
메일 본문은 복잡하지 않고 보고서처럼 간단하면 간단할수록 받는 사람이 읽기가 좋다. 구어체로 쓰지 말고 양식화해서 쓰는 게 중요하다. 메일 본문은 아래와 같은 흐름으로 쓰는게 좋다. 
 
① 첫인사 : 안녕하세요 와 함께 메일 쓴 사람의 이름을 이야기한다.
② 목적 : 메일 제목을 한 문장으로 풀어쓴다. 메일의 목적을 명확하게 문장화하는 게 중요하다. 
③ 본론 : 양식화가 필요하다. 보고서처럼 주요 꼭지를 구분해 준다. 일정, 요청사항, 목적, 요청기간 등 각 꼭지의 주요 내용을 쉽게 이해할 수 있게 해야 한다. 꼭지가 많다면 넘버링을 통해 본론을 심플화 할 수 있다. 
④ 마무리 멘트 : 메일의 목적을 다시 한번 강조한다. 또는 본론에서 중요하게 다뤄야 하는 부분에 대해서 언급해 준다.
⑤ 끝인사 : 감사합니다.라는 말과 함께 문의사항이나 궁금증에 대해서 문의 달라고 쓰면 된다.
 
적절하게 한 칸씩 엔터를 치면서 각 항목을 구분해 주는 게 중요하다. 또한 강조하고 싶은 문장이나 키워드가 있다면, 볼드 또는 형광팬 효과로 시선을 사로잡을 수 있다. 적정한 활용은 가독성을 높여준다,
 

3.  이메일 단순하게 쓰기의 효과

 
이메일을 잘 쓰면 불필요한 커뮤니케이션이 줄어든다. 불필요한 커뮤니케이션을 줄이려면 내용을 명확하게 써서 보내야 한다. 딱 2가지만 기억하자. 메일 제목만 보고도 내용을 예측할 수 있게 하고, 메일 본문은 제목의 부연 설명이라고 생각하자. 한결 쓰기 쉬워질 것이다. 이메일만 잘 써도 업무 시간이 단축되고, 불필요한 커뮤니케이션 시간을 줄여줄 것이다.
 
나도 보기 좋고, 상대방도 보기 좋은 이메일을 쓰고 서로의 역할을 수행할 수 있게 하자.