아웃룩 이메일 자동 분류로 단순하게 일하는 방법

 

1. 이메일 자동 분류가 필요한 이유

단순하게 일하면 업무 효율이 높아집니다. 업무를 쪼개어 분류하고, 자동화하고 템플릿화 하여 분석과 소통 의사결정에 집중할 수 있다면 업무 효율은 좋아질 수밖에 없습니다. 불필요한 업무 시간이 줄어들기 때문에 생산적인 일에 시간을 사용할 수 있습니다. 앞서 폴더 분류를 통해 내 컴퓨터 안의 업무 로직을 단순화하는 모습을 보여드렸습니다.

 

(✅ 폴더 정리 방법은 이전 포스팅을 통해 보실 수 있습니다 ➜ https://simplework.tistory.com/2)

 

내 컴퓨터 바탕화면만큼 자주 사용하는 화면이 있지 않나요? 바로 아웃룩 또는 이메일 화면인데요. 여러분의 이메일은 어떻게 분류되어 있나요? 혹시 분류가 안 되어 있진 않나요? 이메일을 '받은 메일함' 상태 그대로 사용하는 건 바탕화면에 모든 파일을 저장해두는 것과 같습니다. 그렇다면 메일을 찾는데 하루의 시간이 다 지나가게 되고 업무의 연속성과 지속성이 떨어질 수밖에 없습니다. 

 

이전에 폴더를 정리한 것처럼 대, 중, 소 폴더를 만든다고 생각하면 됩니다. 또는 대, 중 폴더로 업무를 구분합니다. 1) 업무를 크게 몇 가지로 구분한 뒤 2) 업무 프로세스 또는 팀 단위로 폴더를 만듭니다. 주요 인물의 폴더는 별도로 빼서 관리하면 중요 메시지를 놓치는 경우가 없습니다. 폴더 생성 중 중요한 게 하나 있는데요, 업무외 폴더 또는 뉴스레터와 같은 업무 외적 폴더를 하나 만들어서 별도 구분해야 한다는 겁니다.

 

이메일 폴더를 만든 건 좋은데, 매번 메일이 올 때마다 구분해 주는 것도 번거로울 겁니다. 이제 아웃룩을 통해 이메일을 우리가 지정한 폴더에 자동 분류하는 방법을 알려드릴 수 있도록 하겠습니다.

 

2. 이메일 자동 분류 방법

아웃룩 쓰시나요? 아웃룩 뿐만 아니라, 대부분의 메일 서비스는 자동 분류 서비스를 제공합니다. 자동 분류를 하시기 전에 꼭 이메일 폴더링을 통해서 업무를 구분하시길 바랍니다.

 

 

 

1) 스팟성 메일 수신의 경우

굳이 자동 분류 시스템을 사용할 필요 없이 '이동'이라는 메뉴를 통해서 특정 폴더 또는 프로젝트에 이동하거나 복사 할 수 있습니다. MECE의 원칙에 어긋나지만, 복사로 2곳에 메일이 존재하게 만들 수 있습니다. (복사는 지양해 주세요)

 

 

2) 정기적 메일 수신의 경우

'규칙' 버튼을 통해 특정 조건에 맞는 이메일은 특정 폴더에 자동 분류되게 만들 수 있습니다. 가장 기본적으로 ① 특정 사람이 보낸 메일을 자동 분류할 수 있고요. ② 제목이나 키워드를 기반으로 자동 분류도 가능합니다. ③ 메일 수신 날짜를 기준으로 분류할 수 있습니다.

 

① 특정 사람이 보낸 이메일로 자동 분류하는걸 추천해 드립니다. 가장 심플하고 추후에 수정도 쉽습니다. 

② 제목으로 분류하기 좋은 메일 종류는 주로 시스템 메일이나 정기메일로서 날짜만 바뀌는 메일에 추천해 드립니다. 키워드는 잘못 사용하면 복잡도가 증가할 수 있기 때문에, 다른 조건과 함께 사용하시길 추천해 드립니다.

 

물론 이 모든 분류 방법은 다음에 수정할 수 있습니다.

 

 

 

 

 

3. 이메일 자동 분류 효과

 

아웃룩에서만 사용할 수 있는 기능은 아닙니다. 다른 이메일에서도 사용 가능하니 모니터를 보고 하루는 바탕화면의 폴더 정리, 하루는 이메일 정리를 해보시길 바랍니다. 우리의 뇌는 어떤 폴더에 있다는 걸 인지하는 것 만으로도 생각의 회로를 단순하게 만들어 더 빠른 결정을 할 수 있습니다. 중요한 이메일을 선택해서 읽을 수 있고 우리의 시간을 아낄 수 있습니다. 이메일 자동 분류는 우리의 퇴근 시간을 빠르게 만들어 줍니다.

다음에는 이메일 쓰는 방법과 서명 활용 방법에 대해서 말씀드리도록 하겠습니다.