회의록 작성 방법. 단순하게 정리하기

 

1. 회의록 단순하게 정리가 필요한 이유

회의 잘하셨나요? '수고하셨습니다' 인사 후 어떻게 하셨나요? 바로 다른 업무를 진행하셨나요? 회의 중 기억나는 내용 있으신가요. 회의 후 내가 할 일이 없거나, 다른 사람에게 전달할 내용이 없다면 시간을 낭비한 것이나 마찬가지입니다. 회의는 적극적으로 참여해야 합니다. 회의를 적극적으로 참여하는 방법 중 하나는 회의록을 정리하는 겁니다. 

회의록을 정리하면, 아젠다를 명확하게 이해할 수 있고, 어젠다를 다룰 유관부서와 함께 업무 롤을 명확히 할 수 있습니다. 업무롤이 명확해지면 언제까지 해당 업무를 진행할지 각 팀의 업무 시기를 정리할 수 있습니다. 각 팀의 업무 시기가 정해지기 때문에 유관 부서도 일정에 맞추어 업무를 진행할 수 있고, 그렇게 일은 순조롭게 진행됩니다. 일정이 정해졌으니 진도 관리도 가능하죠. 회의록 작성 방법에 대해서 말씀드리도록 하겠습니다.

 

 

2. 회의록 정리 방법

회의록의 목적은 회의 내용을 기반으로, 어떤 부서의 누가, 무엇을, 언제까지 하기로 했다는 것을 서면으로 남기기 위함 입니다.

회의록에 적혀있는 메시지는 법적 효력은 없지만, 회의 참석자들이 모두 듣고 공감한 내용이기 때문에 책임소재를 가릴 수 있는 힘이 있습니다. 다만, 회의록은 녹취록은 아니다. 공정한 시각으로 중요한 내용들을 발췌해서 중요한 내용들만 정리하는 게 중요하다. 여기서 또 중요한 건 혼자만 회의록을 가지고 있는 게 아니라, 회의가 끝난 뒤 회의 참석자들에게 공유하는 것이다. 회의록 메일을 보내면 '회의록을 보냈으니, 우리 이야기한 것처럼 일을 진행해요'가 되고, 변동사항이 있을 경우 전체 메일로 회신 달라는 암묵적인 메시지가 된다. 

회의 내용이 업무로 진행될 수 있도록 회의록에는 공통 항목과 요소가 있다. 양식은 회사마다 다를 수 있지만, 항목과 요소는 비슷하다.

구분	내용
회의 일시
회의 장소
참석자
안건 (아젠다)
L 의견
L 결정사항	(주관부서/목표일정)

 

여기서 핵심은 결정사항 또는 협의사항이다. 주관부서가 언제를 목표로 어떤 일을 하는지가 중요하다. 회의에 해당 부서의 실무자만 참석했을 경우 업무 진행이 더딜 수 있으니, 메일로 회의록을 공유할 때, 해당 부서의 팀장님도 참조를 걸어 업무 진행 사항을 공감하는 방법도 있다.

 

3. 회의록 정리 효과

회의록은 사람을 움직이게 한다. 그리고 회의를 참석하지 않은 사람들에게도 회의 내용을 효율적으로 공유할 수 있다. 회의는 일을 더 잘하기 위한 수단이다. 일잘러가 되기 위해서 회의록 작성 습관을 신입사원 때부터 들여야 한다. 어젠다를 파악하고 커뮤니케이션 스킬을 증대시키는데 도움이 될 거다. 회의록을 잘 정리하고 요약 및 보고를 잘하는 사람은 신뢰가 쌓일 수밖에 없다. 회의록을 잘 정리하면 기분 좋은 피드백이 오기 마련이다. 회의록을 잘 정리해 보길 바란다.