폴더 정리 업무 효율 높이는 방법

 

1. 폴더 정리가 필요한 이유

 

우리는 꽤 오랜 시간 동안 많은 일들을 합니다. 이러한 경험은 마음과 몸속에서 하나하나 쌓여가며 우리를 성장시킵니다. 우리는 분명 일을 하며 성장해 갑니다. 그런데 일하는 순간에만 성장하고, 그 일이 끝나면 다시 제로베이스로 돌아가는 사람들이 있습니다. 유사한 일을 진행했던 거 같은데, 매번 새로 시작하듯 흰 도화지에서 일을 시작합니다. 경험과 경력이 있음에도 불구하고 처음 일하는 사람처럼 일하며 자료를 찾고 있습니다. 이런 분들의 특징 중 하나는 업무 폴더를 정리하지 못한다는 데 있습니다. 

 

우리가 하는 일 중 두 번 다시 보지 않을 일은 거의 없습니다. 그런데 파일과 폴더 정리를 하지 않는다면, 예전 일을 보고 싶어도 두 번 다시 보지 못할 수 있습니다. 볼 수 있다고 해도 한창의 시간이 걸린 뒤 찾을 수 있을 겁니다. 유사한 업무를 진행할 때 문서 양식을 참고 한다든지, 데이터를 참고 한다든지 봐야 할 부분이 있습니다. 예전 자료가 있다면 과거의 데이터를 다시 추출할 필요 없이 클릭 몇 번으로 과거 내역을 볼 수 있습니다. 폴더 정리는 업무의 종결이자 업무의 시작이기도 합니다. 폴더 정리는 업무를 단순하게 만들고 일하는 시간을 단축해 줍니다. 

 

폴더를 잘 구분하면 일하는 방식이 심플해지며, 업무를 줬을 때 어떤 식으로 일을 처리할 지 가이드를 줍니다. 폴더 정리만 잘해도 업무 효율성이 높아집니다. 특히 누군가가 자료를 찾을 때, 자료 찾는 시간을 비약적으로 줄여 줍니다.

 

2. 폴더 정리 방법

폴더 정리의 핵심은 모든 업무를 아울러야 한다는 것이다. 그와 동시에 폴더끼리 역할이 중복되면 안 됩니다. 간단히 이야기하면 내가 하는 업무 10개 모두를 포함할 수 있는 폴더가 있어야 하고, 하나의 업무가 여러 폴더에 나뉘어져 있으면 안 됩니다. 이는 맥킨지의 문제 해결 기법의 하나인 MECE 원칙입니다. ME는 서로 중복 없게, CE는 누락 없이 라는 뜻입니다. 모든 문제를 해결할 때 전체를 아우르면서 중복 없이 나누어야 합니다.

 

이 원칙을 폴더링 방식에 적용해서 기획해 봅니다. 업무 특징에 따라 다르겠지만 기본적으로 대분류에서 소분류로 나누어 모든 업무를 포함하고 중복 없이 나눠야 합니다.

 

폴더링 규칙을 정리해 보겠습니다.

1) 폴더는 대분류> 중분류> 소분류 로 나눕니다.

2) 폴더명 앞은 숫자로 정리합니다.

3) 정기 문서는 기간순으로 정리합니다.

 

1) 폴더를 대분류 중분류 소분류로 나누는 게 중요합니다. 그런데 어떻게 나눠야 할지 막막하실 겁니다. 매년 같은 업무를 진행한다는 가정하에 폴더를 나누는 프로세스를 설명해 보겠습니다. 우선 내 업무를 살펴보기 위해서 아래의 질문을 해볼까요?

 

Q1. 업무를 크게 몇 개로 나눌 수 있는가? 

A1. 예산관리, 인사관리, 시설관리

 

Q2. 업무 프로세스가 어떻게 되는가?

A2. 기획, 제안, 취합, 현황 파악, 면담, 계약, 보고 등

 

Q3. 정기적 업무인가? 업무 반복 주기가 있는가?

A3. 월별, 분기별 1Q, 2Q, 3Q, 4Q, 

 

업무를 크게 나눈 뒤(대분류), 프로세스별로 구성하고 (중분류), 업무 주기별 (소분류) 폴더를 만들면 됩니다.

 

폴더를 만들 때 우선순위별로 나열될 수 있도록 폴더명 앞에 넘버링을 해주는 게 중요하다. 당장 업무 구분이 크지 않더라도, 대분류는 확장성을 고려해 넘버링을 3자리로 해주자. ex) 001.예산관리, 002.인사관리 중분류는 두자리로 하자. 01.시장조사 02.기획 처럼 말이다. 마지막 소분류는 순서대로 넘버링 합시다.

 

처음에 폴더링을 잘해도 완벽하지 않을 수 있다. 우리가 하는 업무는 무 자르듯 딱 잘라서 할 수 없기 때문이다. 업무 구분이 애매하다고 아무 폴더에 넣는다면, 폴더링을 하는 의미가 없다. 애매한 폴더에 넣으면 자료 관리가 되지 않는다. 그럴 땐 '임시 폴더'를 만들어서 스팟성 업무를 처리한다. 스팟성 업무가 끝난뒤 임시 폴더를 정리하며 폴더 트리 구조를 재정비한다. 중요한건 임시폴더가 주력 폴더가 되면 안 된다는 것이다. 임시 폴더는 말 그대로 임시다. 주기적으로 폴더를 비워주고 폴더 트리 구조를 바꿔줘야 합니다.

 

폴더는 곧 우리의 업무 포트폴리오와 같다. 시대의 변화에 맞추어, 업무의 흐름에 맞추어 변화를 줘야 한다. 그래야 내 업무가 지속해서 발전되고 효율화됩니다.

 

3. 폴더 정리 효과

폴더를 정리하면 업무가 단순해 집니다. 업무를 인수분해 하듯 쪼개야 합니다. 신입이든 대리든 과장이든 시간을 가지고 본인의 업무를 잘 살펴보시길 바랍니다. 대분류 단위로 쪼갤 수 있는 업무를 적어보고, 중복되는게 없는지, 빠진게 없는지 살펴 봅니다. 그리고 업무 프로세스 기준으로 중분류를 구분해 줍니다.

 

이제 우리는 아무리 바빠도, 무의식적으로 폴더를 클릭하며 어떤 업무의 어떤 프로세스 그리고 언제 작업한 문서를 찾을 수 있습니다. 히스토리를 아카이빙 한다는 이야기는 곧 지식과 경험을 쌓는다는 겁니다. 손쉽게 히스토리를 찾을 수 있는 사람은 업무가 빠를 수밖에 없습니다. 또한 단순하게 업무구조가 정리되어 있기 때문에 업무도 단순하게 잘 진행할 수 있게 됩니다.

 

24년 새해가 시작되기 전에 내 업무를 돌아보고, 새로운 폴더를 만들어 보시길 바랍니다. 컴퓨터 바탕화면에 만들어도 좋고, 클라우드 서비스를 이용해도 좋습니다. 구글 드라이브, MS365, 노션 등 클라우드 서비스를 사용해 보세요. 중요한 건 위에서 이야기한 원칙을 동일하게 적용하며 정기적으로 업데이트하고 정리하는 것입니다.

 

저도 24년 업무 시작 전 폴더를 정리해 봐야겠습니다. 궁금한 부분이 있다면 댓글로 문의 주세요